La vie d’une entreprise, est faite d’événements très divers, positifs ou négatifs. Un déménagement est un événement majeur qui peut tourner au cauchemar s’il est mal préparé.
Si l’entreprise veut en faire une réelle opportunité d’évolution, il convient de procéder à des préparatifs minutieux.
Chez déménagerseul.com, nous avons le souci de nos clients, nous mettons tout en oeuvre pour que votre déménagement ne soit ni cher ni une corvée. C’est pourquoi nous avons travaillé sur une check-list spécialement dédiée aux PME qui déménagent seules.
Suivez le guide.
Cela peut être étrange de retrouver ce point en premier dans notre check-list et pourtant, il est indispensable de se questionner et de prendre conscience des raisons profondes.
Est-ce pour des locaux plus grands, plus petits, pourquoi ? Ce déménagement est-il motivé par une fusion prochaine, des locaux trop chers ?
Ainsi, il sera plus aisé d’établir un planning réel et réalisable, avec un cahier des charges minutieux. Cela permettra de voir en quoi, il peut être moteur dans la future évolution de l’entreprise.
Le manque de communication induit des non-dits, des suppositions et l’être humain étant ainsi fait, de mauvaises conclusions. Il est donc important de communiquer au plus vite une fois la décision prise et analysée.
Ainsi, chacun aura le temps de se préparer physiquement et psychologiquement au changement de lieu.
Cette composante humaine est aussi importante que la logistique que vous allez mettre en œuvre, malheureusement, elle est souvent, le parent pauvre, du déménagement.
Retrouvez ci-dessous 4 idées simples à mettre en œuvre afin de préparer au mieux vos salariés :
Organiser une visite des futurs locaux
Organiser un concours d’idées pour l’aménagement d’une ou plusieurs pièces, leurs futurs services, la salle de pause, par exemple.
Mettre en place une boite à idées, pour que les collaborateurs soient partie prenante et s’impliquent.
Communiquer de façon positive même et surtout si la raison profonde n’est, de prime abord, pas très réjouissante. Ce point est à soigner que ce soit au niveau des collaborateurs ou des clients.
Vous avez signé un bail pour les locaux que vous occupez, attention au délai de préavis. Le bail est signé pour 3, 6 ou 9 ans et le préavis est de 6 mois minimum, 6 mois étant le délai le plus courant.
Vous devez prévenir votre bailleur par lettre recommandée avec accusé de réception, ou par acte d’huissier. Ce document est important et lourd de décision car il est définitif.
Si toutefois, vous n’avez pas signé de bail, dans le cas par exemple d’un contrat de sous-location ou d’un contrat de prestation de services, le délai de 6 mois ne court pas, le préavis sera plus court.
Cette résiliation est également importante dans le sens où cela vous permettra de signer le futur bail et ainsi vous engager dans vos nouveaux locaux, encore faut-il les trouver.
Des locaux adaptés, au juste prix, au bon endroit, c’est le but à atteindre, oui, mais comment ? Retrouvez ci-dessous une liste des différentes façons de chercher.
Passez une annonce sur un site spécialisé, consultez les offres déposées.
Utilisez les services d’une agence spécialisée.
Faites jouer votre réseau professionnel.
Surfez sur la toile et sur différents réseaux de location immobilière.
Si vous avez bien respecté le premier point, à savoir l’analyse sans masque de vos raisons, contraintes et besoins, vos critères seront bien définis et votre recherche plus aisée.
Une fois, votre sélection de lieux effectués, vous visitez à plusieurs afin d’avoir plusieurs visions, plusieurs ressentis et plusieurs sortes de questions à poser.
Vous avez trouvé le local souhaité, il vous faut négocier.
La durée sera en général non négociable, ce sera 3,6 ou 9 ans. De même l’état des lieux d’entrée et de sortie ainsi que les charges seront en général fixes.
Par contre vous pourrez négocier, le loyer, l’échéance de paiement, le dépôt de garantie, les clauses d’exclusivité et de non-concurrence, les travaux à effectuer, la cession du bail…
Le bail est signé, commence alors la partie plus physique du déménagement.
Le cahier des charges doit être minutieux comme dit précédemment, cela évitera oublis, stress et mécontentement.
Pour planifier le déménagement, vous pourrez procéder par rétro-planning, de la tâche la plus chronophage à la plus courte. Vous pouvez également vous organiser par thématiques d’activités de l’entreprise et déménager les services l’un après l’autre, par exemple, le service administratif, la logistique, la RH…
Le principal est de définir une organisation et de s’y tenir. Il est bon de nommer un chef de projet déménagement qui jouera le rôle de chef d’orchestre et si le nombre de collaborateurs le nécessite, un responsable coordinateur-rapporteur dans chaque service. Rapportant au chef de projet qui rapporte lui-même au chef d’entreprise.
Le cahier des charges et le planning vous permettent d’estimer la charge de travail. Vous souhaitez déménager seul, vous êtes en capacité avec vos collaborateurs de déménager l’entreprise sans faire appel à des prestataires extérieurs.
Il va vous falloir un ou plusieurs utilitaires en fonction du cubage et du temps estimés, une assurance dédiée, des cartons, différentes fournitures et des engins de levage et de tractage. N’hésitez pas à appeler le prestataire retenu pour profiter de son expertise.
Multiplier les sources d’approvisionnement, les sites de location et les intervenants peut s’avérer compliqué et une source de stress pensez-y.
Sur déménagerseul.com, vous pouvez centraliser tous vos besoins et ainsi ne pas perdre de vue l’essentiel, une organisation et un déménagement serein et engageant pour vous comme pour vos collaborateurs.
Nous vous conseillons de vous rapprocher d’un prestataire pour le déménagement de votre parc informatique en toute sécurité. Vous devrez également penser à une assurance afin de pallier les risques de casse. N’hésitez pas à nous solliciter, chez déménageeseul.com, votre sécurité est notre priorité.
En fonction du trajet et du moment, il se peut que vous ayez de mauvaises surprises, renseignez-vous en amont afin de vous assurer de la fluidité de la circulation.
Si vous avez des trajets à faire dans une grande ville, vous pourrez demander à la mairie si des événements capables de vous bloquer ne sont pas prévus ce jour-là.
Un déménagement, c’est l’occasion de trier, nettoyer et se débarrasser de tout ce qui n’est plus nécessaire et que l’on gardait par manque de disponibilité. Alors, papiers, meubles, matériels, n’hésitez pas à les proposer à vos collaborateurs ou à des associations. Vous pouvez également vendre le mobilier en bon état sur des sites professionnels.
Commencez par les dossiers, les matériels et tout ce que vous n’utilisez pas au quotidien. Environ 1 semaine avant le jour J, refaites une session d’emballage et garder uniquement les objets indispensables à la poursuite de votre activité, ceux que vous emballerez la veille du déménagement.
Il est indispensable de procéder à une identification minutieuse des cartons, n’hésitez pas à faire un inventaire par carton et par service s’il le faut. Utiliser des codes couleurs et toutes les techniques qui peuvent vous aider à dispatcher et à retrouver très vite vos marques une fois arrivés dans vos nouveaux locaux.
Dès que vous l’avez, déclarez là, auprès des administrations françaises, de vos clients, de vos prestataires. N’oubliez pas votre site internet.
Il va vous falloir modifier également, tous vos documents commerciaux et vos documents officiels. Cela peut être l’occasion de revoir votre charte graphique et redéfinir votre identité. Une nouvelle communication peut se mettre en place.
Mettre ce changement en place de façon progressive permet à tous de s’habituer au changement et cela vous permet également d’utiliser vos stocks de documents existants si vous n’avez pas réussi à les utiliser avant le déménagement.
Nous vous conseillons de faire appel à une entreprise spécialisée. C’est l’assurance de rendre des locaux conformes à ce qui est demandé. D’autre part, cela vous permet de vous concentrer sur votre emménagement.
Cerise sur le gâteau, certaines de ces entreprises vous propose des prestations de menu bricolage en plus du nettoyage, pratique.
Afin de démarrer au mieux, cette nouvelle aventure, vous n’oubliez pas de réunir l’équipe déménagement afin de les féliciter de leur faire un feedback constructif et de prononcer la dissolution de l’équipe.
N’oubliez pas de communiquer avec votre équipe en faisant pourquoi pas un pot de crémaillère.
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